No entanto a história ainda sim se repete. Quando se trata de documentar o que foi feito, os profissionais de campo pensam: "tenho muita coisa para fazer, não dá para perder tempo agora com isso". Além disso sempre sobra para eles aquela sensação de que terão maior valor para a empresa se tudo estiver na cabeça deles (e não documentado), dessa forma fica mais fácil de se conseguir um aumento e diminui a chance de ser demitido no caso de cortes.
O gerente/diretor que coordenada a equipe, pensa: "não dá para ficar no pé de cada profissional, exigindo que eles documentem cada mudança. Além disso é melhor focar no que é importante, então ao invés de ficar documentado, vamos trabalhar nos próximos problemas e depois vemos isso."
Em ambos os casos, como você pode imaginar, é um tiro de no pé de cada um.
Os problemas para o profissional que não documenta
Para o profissional que faz as coisas sem documentação, eu creio que o principal problema direto é que ele não pode ser promovido. Ele acaba criando uma situação aonde é melhor para a empresa contratar outro para preencher um cargo superior do que promover esse profissional. Afina, "ninguém mais sabe os detalhes da rede".
Assim um profissional que se recuse a documentar até pode ter uma certa estabilidade por ser um único que conhece a rede, porém essa estabilidade também afetará diretamente a sua carreira. Isso, até o dia em que a empresa faça uma mudança completa na rede, aonde o conhecimento dele deixará de ter valor e - daí em diante - nem estabilidade ele terá no emprego.
Existe também o problema que a memória do profissional não é perfeita. Ele irá esquecer detalhes e se confundir com informações. Nesse caso o profissional se tornará menos eficiente, ele vai levar mais tempo para resolver problemas e irá cometer erros (eu seria rico se eu ganhasse R$ 1,00 para cada vez que eu ouvi alguém dizer "poxa, esqueci que eu tinha criado uma regra no firewall que bloqueia isso"). Tudo isso significa mais trabalho, mais stress, mais horas de trabalho e menos produtividade.
Os problemas para o gestor que não exige documentação
Deixar os profissionais realizarem mudanças sem uma documentação apropriada realmente vai dar um folego maior nos próximos projetos. Porém com o tempo as falhas na documentação começam a causar problemas.
Como foi detalhado acima, os profissionais esquecem do que foi configurado e cometem erros. O tempo que leva para resolver esses erros são muitas vezes maiores do que seria gasto na documentação correta.
Assim, um gestor que não exige uma documentação dos profissionais não está economizando tempo, está apenas deixando o problema para o futuro.
Além disso, as falhas geradas afetam os usuários e a performance da rede, então não apenas um gasto maior de tempo dos profissionais na resolução dos problemas, mas também um impacto maior na satisfação dos usuários.
Como resolver o problema da procrastinação?
O mais interessante é que - de uma maneira ou outra - todos sabem que é importante documentar. Os gestores tem noção, os profissionais de campo também, porém porque ninguém documenta?
O problema é o fenômeno da procrastinação. É o mesmo problema quando tentamos iniciar um regime (mas acabamos com ele no primeiro pudim que aparece na frente) ou quando decidimos que a pia está entupida (mas sempre arrumamos uma desculpa para não fazer isso naquele final de semana). Tem ainda aquele trabalho da faculdade que o professor deu 1 mês para fazer, mas só começamos no dia anterior, ou o Imposto de Renda, que temos 3 meses mas só fazemos na semana final do prazo de entrega.
Nós somos movidos por prazos e pressão, sem esse tipo de ação - muitas vezes vindas de terceiros - acabamos não conseguindo sair da zona de conforto.
Então cabe aos gestores cobrarem os profissionais, mas também eles tem a obrigação de promoverem e darem benefícios aos que cumprem com as obrigações. Não é apenas criticando, mas também elogiando que se elimina os efeitos da procrastinação.
E quando não temos um superior para nos cobrar, como devemos fazer? Todos nós temos momentos de lucidez e momentos de tentação. Os momentos de lucidez são aqueles que reconhecemos nossa falha, lamentamos o que fizemos (ou deixamos de fazer) e nos punimos. Os momentos de tentação são aqueles que cedemos ao caminho mais fácil, esquecemos do compromisso e fazemos o que não queríamos. Então o correto é que nos momentos de lucidez tememos ações para evitar os momentos de tentação. Aqui vão alguns exemplos, mas tenho certeza que você conseguiria pensar em outros:
- crie uma planilha com datas e metas. Se você não cumprir com as metas, crie uma penalidade. Por exemplo, você gostar de jogar Call of Duty? Se não cumprir as metas, pegue o CD do jogo e coloque em um saco plástico com água no freezer (os CDs/DVDs são aprova d'água). Assim quando você quiser jogar, ou espera o gelo derreter, ou volta para o estado de lucidez.
- se proíba de ir ao restaurante que você gosta enquanto não estiver em dia com o que você se comprometeu
- diga a várias pessoas (esposa, filhos, amigo) a sua meta e peça para ser cobrado. A sensação de que os demais saberão que você falhou ajudará a motivar.
Em resumo, todos sabemos que deixar uma rede sem documentação nunca é boa ideia, porém a procrastinação sempre estará por perto para criar desculpas para não fazermos. Use os momentos de lucidez para criar os mecanismos necessários para fazer o que é certo.
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